ในยุคที่เราทำงานกับเทคโนโลยีที่อยู่รอบตัว และเป็นเครื่องมือตัวกลางในการทำงานภายในทีม โดยเฉพาะในรูปแบบ Remote Work หรือ Work For Home การสื่อสารและการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ แม้ไม่ได้อยู่ในห้อง/อาคารเดียวกัน ไม่ว่าคุณจะทำงานกับโปรเจกต์ที่ซับซ้อน เฟ้นหาไอเดียใหม่ๆ โดยเฉพาะการประชุมออนไลน์ ถ้ามีเครื่องมือที่สนับสนุนการสื่อสารที่ดี ก็จะช่วยเพิ่ม Produtivity และความสำเร็จของธุรกิจ
ในบทความนี้เราจะมาสำรวจ 4 เครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อเสริมการทำงานเป็นทีม ให้การสื่อสารที่ราบรื่น มองเห็นภาพรวมชัดเจน และกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ได้อย่างดีกัน โดยแต่ละเครื่องมือจะมีจุดเด่นแตกต่างกันไป
1. Draw.io: ปลดล็อกความสร้างสรรค์ผ่านภาพ
Draw.io เป็นเครื่องมือทำแผนผังออนไลน์ (online diagramming tool) ที่สามารถสร้าง วาดแผนผังต่าง ๆ ด้วยหน้าจอของ App ที่ง่ายต่อการเข้าใจ และมีเครื่องมือที่เป็นประโยชน์มากมาย จึงทำให้การแปลงความคิดเป็นภาพด้วย draw.io ทำได้อย่างง่ายดาย
คุณสมบัติเด่นของ Draw.io:
- รองรับการทำงานหลายคนแบบเรียลไทม์: สมาชิกในทีมหลาย ๆ คนสามารถวาดภาพได้พร้อมกัน เสริมประสิทธิภาพด้านการสื่อสารเป็นทีม
- สามารถทำงานร่วมกับเครื่องมืออื่น: เชื่อมต่อการทำงานได้อย่างง่ายดายกับแพลตฟอร์มต่าง ๆ เช่น Google Drive, Confluence, Jira และอื่นๆ
- ตัวเลือก Export ไฟล์ที่หลากหลาย: สามารถสร้างไฟล์ได้หลากหลายประเภท เช่น PNG, SVG, PDF
- รูปแบบแผนผังที่ปรับแต่งเองได้: เลือกรูปแบบแผนผังจากแม่แบบ (Template) หลายๆ แบบ ทำให้ประหยัดเวลา หรือสร้างเองเป็นมาตรฐานสำหรับใช้ในทีมอย่างตรงจุดประสงค์
2. Miro: ยกระดับการทำงานเป็นทีมให้ไปอีกขั้น
Miro เป็นแพลตฟอร์มกระดานออนไลน์ที่รวมความสามารถตั้งแต่ขั้นตอนระดมความคิด วาดแผน วาดผังแผน และการวาดรูปอื่น ๆ พร้อมความสามารถในการวาดแผนงานและต่อยอดไอเดียได้เต็มที่ สามารถตอบโจทย์การนำเสนอความคิดสร้างสรรค์ได้อย่างไม่มีที่สิ้นสุด
คุณสมบัติเด่นของ Miro:
- แม่แบบ(Template) สำเร็จรูปที่หลากหลาย: เข้าถึงแม่แบบที่ออกแบบมาสำหรับแต่ละธุรกิจและการใช้งานหลากหลายประเภท
- สติ๊กกี้โน้ตที่ใช้งาย: ตอบโจทย์การแบ่งปันไอเดียด้วยสติ๊กกี้โน้ตดิจิทัลที่สามารถจัดระเบียบและจัดลำดับได้
- การเชื่อมต่อที่ทรงประสิทธิภาพ: เชื่อมต่อไปยังเครื่องมือยอดนิยมอื่น ๆ เช่น Slack, Trello และ Jira เพื่อการทำงานที่ครบวงจร
- เครื่องมือสำหรับการประชุม: จัดการการประชุมเพื่อพูดคุย ออกแบบได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยเครื่องมือและแม่แบบที่ออกแบบมาสำหรับการประชุมโดยเฉพาะ
3. Excalidraw: น้อยแต่มาก
Excalidraw เป็นเครื่องมือวาดภาพที่ไม่ซับซ้อน แต่ทรงประสิทธิภาพ เน้นความกระชับและความง่ายในการใช้งาน ด้วยสาเหตุนี้จึงทำให้ Excalidraw เป็นทางเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับการวาดที่ไม่ซับซ้อน การสร้าง wireframe หรือการประชุมไอเดียแบบไวๆ ภายในทีม
คุณสมบัติเด่นของ Excalidraw:
- พร้อมใช้ทันที: เริ่มวาดได้ทันทีโดยไม่จำเป็นต้องมีบัญชีหรือติดตั้ง App และแชร์ลิงก์ให้เพื่อนร่วมงานแจมได้
- องค์ประกอบที่ปรับแต่งได้: วาดรูป เพิ่มข้อความ และสร้างสรรค์ผลงานผ่านหน้าจอที่เรียบง่าย
- ส่งไฟล์เป็น SVG หรือ PNG: ดาวน์โหลดงานในไฟล์ฟอร์แมตที่พร้อมนำไปใช้งานได้กับเครื่องอื่นอื่น ๆ ทันที
- Open Source: ประโยชน์จากการเป็นซอฟต์แวร์แบบ Open Source ทำให้มีกลุ่มชุมชนผู้พัฒนาที่ใส่ใจ และพร้อมดูแลซอฟต์แวร์กันอย่างต่อเนื่องสม่ำเสมอ
4. Mermaid: เครื่องมือวาดแผนผังสำหรับ Markdown
Mermaid เป็นเครื่องมือวาดแผนผังที่ไม่เหมือนใคร ที่ถูกออกแบบมาเพื่อผู้ที่ทำงานกับ Markdown อยู่แล้ว โดย Mermaid ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างแผนผังและแผนการทำงานลงในเอกสาร Markdown ได้โดยตรง ทำให้การฝังภาพเข้ากับเอกสารและงานนำเสนอเป็นเรื่องง่าย
คุณสมบัติเด่นของ Mermaid:
- ความเข้ากันได้กับ Markdown: การเชื่อมต่อที่สมบูรณ์แบบกับการทำงานภายในเอกสาร Markdown ทำให้การเขียนเอกสารเชิงเทคนิคทำได้ง่าย สามารถจัดเก็บได้ใน code repository
- ประเภทของแผนผังที่หลากหลาย: สร้างแผนการทำงาน แผนภูมิ Gantt แผนภูมิลำดับ (sequence diagram) และอื่น ๆ ได้อย่างง่ายดาย
- เป็นมิตรกับระบบควบคุมเวอร์ชั่น (Version Control): สามารถใช้งานร่วมกับระบบควมคุมเวอร์ชั่น เช่น Git เพื่อให้ง่ายต่อการติดตามการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร
- สไตล์ที่ปรับแต่งได้: ปรับแต่งลักษณะของแผนผังให้ตรงตามความต้องการและความชอบของคุณ
ท้ายที่สุดนี้ หวังว่าจะมีหนึ่งใน Collaborative Whiteboard ที่ตรงกับลักษณะงานของทีมท่านหรือตัวท่าน แม้เราอาจจะใช้เวลาเรียนรู้เครื่องมือกันบ้าง แต่ในยุคที่ดิจิตัลหมุนรอบตัว การนำเอาเครื่องมือเหล่านี้เข้ามาในทีม เป็นเรื่ององค์กรในยุคปัจจุบันควรพิจารณานำมาใช้ในการช่วยสื่อสารระหว่างเพื่อนร่วมงานให้มีประสิทธิภาพ ลดการเสียเวลาทำความเข้าใจในประเด็นต่างๆ และได้โฟกัสกับงานอย่างเต็มที่กันทุกฝ่ายนั่นเอง
